Внедрить нельзя помиловать

Зачастую во многих компаниях возникает вопрос: «Зачем внедрять новое программное обеспечение, если и так всё как-то работает?». Ответ заключается в самом вопросе — «как-то работает».

Старые системы могут справляться с текущими задачами, но рынок не стоит на месте. Появляются новые требования, технологии, конкуренты. А рутина, ошибки, задержки и избыточные расходы тормозят развитие.

Новое ПО — это не просто замена старого на новое. Это инструмент постоянного улучшения: автоматизация рутинных операций, экономия времени, повышение точности данных, снижение издержек и создание основы для масштабирования. Прогресс не остановить — его нужно направлять.

Внедрение чего-то нового похоже на путешествие с навигатором:

• Пункт А — текущее состояние;
• Пункт Б — желаемый результат;
• Маршрут — чёткий план, основанный на реальных данных и SMART-целях;
• Ресурсы — внутренние компетенции или/и поддержка профессионального интегратора.

Без чёткой цели и плана легко «заблудиться»: потратить бюджет, время, силы и не получить результата. Поэтому каждый этап внедрения имеет свою конкретную цель и ценность! Рассмотрим каждый этап детально.

Анализ и планирование

Для начала нужно ответить на следующие вопросы: какие проблемы решаем, какую выгоду получим, во сколько это обойдётся и за какой срок.

Зачем? Без чёткой цели проект обречён на провал. Выделяют 5 критериев для проверки цели на соответствие методике SMART – конкретная, измеримая, достижимая, значимая, ограниченная во времени.

Методика SMART помогает превратить абстрактное желание «сделать лучше» в конкретную, измеримую и достижимую задачу.

Рассмотрим конкретную задачу: для компании среднего размера требуется снизить административные издержки на бумагу, печать и курьерские услуги с текущих 200 тыс. руб./мес. до 100 тыс. руб./мес., а также сократить среднее время согласования внутренних документов с 8 рабочих дней до 3–4 дней за счёт внедрения системы электронного документооборота (ЭДО) в течение 6 месяцев с момента старта проекта.

Выбор решения

На основе требований и бюджета выбираем: готовое ПО, доработку существующего или индивидуальную разработку.

Зачем? Готовые решения быстры и экономичны, но не всегда гибки. Индивидуальные — точны, но дороги. Правильный выбор — залог соответствия системы реальным бизнес-процессам. Лучше доверить выбор и внедрение опытному интегратору, это снизит риски и ускорит результат.

SMART-цель: в течение 20 рабочих дней проанализировать не менее 3 вендоров ЭДО, провести сравнительную оценку по функциональности (поддержка маршрутов согласования, ЭП, интеграция с 1С), стоимости и срокам внедрения, и выбрать решение, соответствующее требованиям и укладывающееся в бюджет до 1,5 млн руб. 

Подготовка проекта

Включает в себя следующие этапы:

• Предпроектное обследование (интервью, сбор требований);
• GAP-анализ (разрыв между «есть» и «надо»);
• Техническое задание (точное описание требований);
• Дизайн-проект (модель будущих процессов).

Зачем? Чтобы не настраивать систему «на глаз», а построить её на основе реальных потребностей бизнеса. Обеспечить однозначное понимание требований командой внедрения и заказчиком до начала настройки ПО.

SMART-цель: за 15 рабочих дней провести предпроектное обследование (минимум 8 интервью с ключевыми пользователями), выполнить GAP-анализ текущих и целевых бизнес-процессов, разработать и утвердить техническое задание и дизайн-проект, описывающие все требуемые функции, интеграции и маршруты согласования в системе ЭДО.

Реализация

Установка, настройка, интеграция с другими системами (например, 1С), загрузка данных, настройка прав доступа и интерфейсов.

Зачем? Чтобы система не просто «работала», а работала именно так, как нужно бизнесу: без лишних кликов, дублей и ошибок.

SMART-цель: настроить выбранную систему ЭДО в соответствии с утверждёнными бизнес-процессами (включая N типовых маршрутов согласования и интеграцию с 1С) в течение 10 недель, чтобы к концу этого срока система была готова к тестированию.

Подготовка документации

Что точно пригодится:

• Руководство администратора;
• Руководства пользователя (видео, подробные инструкции, «комиксы» - мало текста и много картинок);
• Тестовые сценарии.

Зачем? Чтобы любой сотрудник мог быстро разобраться, а администратор — поддерживать систему. Хорошая документация = меньше вопросов, выше вовлеченность.

SMART-цель: подготовить не менее 3 типов документации в течение 10 рабочих дней до начала обучения, чтобы обеспечить единое понимание процессов всеми участниками.

Тестирование

Проводим следующие виды тестирования:

• Внутреннее тестирование (интегратор);
• Приемочное тестирование (заказчик);
• Исправление замечаний.

Зачем? Чтобы выявить ошибки до запуска, а не в момент, когда от системы зависит работа всей компании.

SMART-цель: провести функциональное и интеграционное тестирование по утвержденному набору сценариев работы в ЭДО (включая подписание, поиск, согласование) в течение 2 недель, добившись 100% прохождения тест-кейсов без критических ошибок.

Обучение персонала

Форматы:

• Онлайн или/и оффлайн обучение;
• Практические занятия;
• Тренировочная среда («песочница»).

Зачем? Люди — главный фактор успеха. Качественный подход позволяет снизить сопротивление и страх перед изменениями, повышает заинтересованность и уверенность сотрудников в освоении новой системы.

SMART-цель: обучить 100% целевой группы (50 сотрудников) работе в ЭДО в течение 5 рабочих дней до пилотного запуска, обеспечив не менее 90% прохождения финального теста на знание базовых операций с результатом ≥80%.

Опытно-промышленная эксплуатация

Новая система работает параллельно со старой на реальных задачах.

Зачем? Это «пробный запуск»: можно проверить всё в боевых условиях, собрать обратную связь, доработать без риска остановить бизнес.

SMART-цель: запустить ЭДО в пилотном режиме для 3 отделов на 10 рабочих дней, обработать не менее 200 документов, собрать обратную связь и устранить все выявленные замечания, чтобы подтвердить готовность к полномасштабному внедрению.

Запуск

Официальный переход на новую систему. Старая система отключается.

Зачем? Только при полном переходе начинается реальная экономия и ускорение процессов. Половинчатые решения не дают эффекта.

SMART-цель: перевести документооборот в ЭДО в течение 1 дня после завершения пилота и начать сбор данных по KPI (время согласования, затраты), чтобы оценить достижение целей через 1 месяц эксплуатации.

Поддержка и сопровождение

Для оперативного решения вопросов, обновления, доработок используется служба поддержки интегратора. Постепенно опытные ключевые пользователи могут взять на себя решение стандартных ситуаций.

Зачем? Первые месяцы — самые уязвимые. Поддержка помогает удержать достигнутый результат, адаптировать систему под изменения и превратить ПО из «проекта» в долгосрочный актив.

SMART-цель: обеспечить бесперебойную работу ЭДО в течение первых 3 месяцев после запуска. Время реакции на инциденты — не более 2 часов. Ежемесячно фиксировать снижение административных издержек и сокращение сроков согласования для подтверждения достижения целей (−50% затрат, ×2–3 ускорение).

Заключение

Внедрение ПО — это не просто техническая задача. Это инвестиция в эффективность, устойчивость и будущее компании. Да, это требует усилий. Но игра стоит свечь: меньше бумажной волокиты и ошибок, решения принимаются быстрее, больше времени на главное.И помните:

Внедрить — нельзя помиловать!

Елена Уханова, старший консультант по внедрению ПО