Российская авиакомпания переходит на электронный документооборот с системой LDM.Express

Недавно команда Никотеха (является официальным партнером LDM) помогла крупной российской авиакомпании внедрить систему электронного документооборота LDM.Express. Рассказываем, как это было.

Немного о клиенте:

Заказчик — крупный российский авиаперевозчик, входит в ТОП-20 отечественных авиакомпаний. Сейчас основная деятельность предприятия — организация регулярных перелетов на территории России.

С какими проблемами пришел клиент:

• согласование договорных документов велось по электронной почте, что влекло за собой отправку дополнительных электронных писем с напоминаниями о сроках согласования;
• отсутствие единого источника правды — куча отдельных документов на согласовании с правками и комментариями, в связи с чем сотрудники тратили много времени на сбор данных в один файл;
• неструктурированное хранение электронных документов не позволяло пользователям проводить сквозной поиск нужного договора;
• отсутствие возможности разграничения доступа к конкретным договорам по необходимым заказчику атрибутам.

Как итог:

Согласование и управление документами затягивались, бизнес-процессы тормозились, а поиск нужных файлов отнимал много времени и сил.

Основные задачи проекта:

Создать централизованное хранилище договорных документов в единой системе, обеспечить безопасность данных, цифровизировать документооборот и упростить работу подразделений.

Дополнительные пожелания клиента:

• ПО должно быть отечественным;
• Высокая производительность системы;
• Возможности кастомизации, включая Low-code технологии;
• Простой и понятный интерфейс;
• Гибкий подход к настройки прав доступа по необходимыми заказчику атрибутам.

Как решались поставленные задачи

Этап 1. Подготовка к внедрению

Провели анализ данных, запланированных к миграции. Собрали информацию о технических требованиях и организационной структуре.

Этап 2. Внедрение LDM.Express и доработки решения

Перенесли архив договорных документов из массивной базы данных в LDM.Express, все документы были автоматически импортированы в систему вместе с вложениями.Обеспечили возможность разграничивать доступ к документации на основе атрибутов и ролевой модели.Теперь регистрация, согласование, хранение, архивирование договоров и служебных документов осуществляются в единой системе.

Этап 3. Обучение команды

Обучение сотрудников проводилось в виде телеконференции. Все учебные материалы были записаны, чтобы в дальнейшем работники могли самостоятельно ознакомиться с системой под руководством заказчика.

Этап 4. Передача в промышленную эксплуатацию

Внедрение LDM.Express длилось 4 месяца. Сейчас клиент начал эксплуатацию решения и адаптацию к новым функциям.

Результаты внедрения

Внедрение LDM.Express — это важный первый шаг к дальнейшему созданию полноценного электронного документооборота в компании. Заказчик высоко оценил решение LDM, отметив современный и удобный интерфейс, надежность и широкую функциональность. Использование именно коробочного продукта позволило значительно сократить трудоемкость внедрения, обеспечить оперативный переход на новую систему и сразу увидеть результат.

Илья Нефедов, директор по консалтингу «Никотех»

Мы искренне признательны за выбор LDM.Express в качестве решения для электронного документооборота. Успешное завершение проекта свидетельствует о высоких компетенциях команды нашего партнера „Никотех“ и синергии между заказчиком, интегратором и вендором. Это в очередной раз доказывает, что при правильном подходе и опираясь на возможности LDM.Express, можно реализовать в кратчайшие сроки необходимый набор функций для эффективной автоматизации. 

Ксения Чупа, менеджер по развитию партнерской сети LDM