С тех пор как рынок офисной печатающей техники сформировался и стабилизировался, а цены на принтеры и МФУ перестали существенно различаться в зависимости от того, какой логотип напечатан на коробке, конкурентная
борьба переместилась в область дополнительных так называемых value-add услуг. К ним относятся техническая поддержка на специальных условиях (SLA) и системы учёта и обеспечения безопасности печати – именно об этих системах мы и поговорим.
Системы безопасной печати фиксируют все действия сотрудников, связанные с печатью и копированием. Такие решения предусматривают аутентификацию пользователей на подключённых к локальной сети принтерах и МФУ с помощью карты доступа – той же, что используется для входа в офис – или PIN-кода или даже отпечатка пальца. Затраты управление печатью при правильном подходе достаточно скоро окупятся, и далее система будет регулярно возвращать в бюджет средства, которые до сих пор «вылетали в трубу».
Каким же образом инвестиции превращаются в экономию?
1. Больше не будет невостребованных и повторных распечаток, накапливающихся в лотках принтеров из-за того, что сотрудник «пошёл не к тому принтеру» или слишком поздно заметил ошибку в документе – печать начинается, только когда пользователь находится у принтера. По статистике, это снижает общий объём печати на 15-20 процентов.
2. Из соображений безопасности многие предпочитают ставить принтеры себе на стол. С решениями для безопасной печати можно не беспокоиться о том, что ваш документ увидят посторонние. Цена страницы на принтерах для рабочих групп в разы ниже, поэтому чем больше у вас персональных принтеров, тем больше денег тратится впустую.
3. Существенно уменьшаются объёмы печати в личных целях – сотрудники знают, что все их действия регистрируются системой, к тому же решение позволяет устанавливать квоты печати, при превышении которых пользователи будут вынуждены объясняться с руководством. Это ещё 5-10 процентов экономии.
4. Помимо квот, есть возможность настраивать политики печати – автоматически выполняемые правила, не позволяющие любому пользователю печатать на цветных принтерах или печатать в цвете любой документ. Также можно объёмистые многостраничные задания автоматически перенаправлять на производительные принтеры, а электронную почту принудительно печатать в двустороннем, монохромном и экономичном режиме. Такая мера также экономит деньги вашей компании, так как примерно треть всех печатаемых документов не требуют высокого качества изображения и допускают печать на обеих сторонах листа.
5. Решение позволяет группировать сотрудников в соответствии со структурой компании и сразу видеть «рекордсменов» по расходованию бумаги и картриджей. Или, если работа связана с проектами, каждый из которых имеет отдельный бюджет, то и затраты на печать можно чётко делить между этими проектами.
6. Повышается безопасность данных, переносимых на бумагу, так как увидеть чужой документ становится невозможно, равно как и тайно напечатать или скопировать что-либо. Такой мощный «бонус» к экономии на печати трудно выразить в точной сумме, но однозначно это существенный аспект, который способен оправдать расходы на систему.
В среднестатистической компании суммарные затраты на печать составляют 3 и более процента прибыли – согласитесь, это достаточно большой и никому не нужный «налог». А сэкономить удастся от 15 до 40 процентов текущих расходов, и срок окупаемости решения по управлению печатью составит год-полтора.
Откуда так много?
Именно такой результат – 3% от прибыли и выше – получила исследовательская и консалтинговая компания Gartner. Фактические расходы компании на печать состоят не только из картриджей и бумаги. Бóльшую их часть составляют техподдержка, ИТ-инфраструктура, обеспечивающая работу устройств печати в сети, потребляемая ею и принтерами электроэнергия, а также обработка счетов за расходку и визиты инженеров. На удорожание работают и потери времени и бумаги из-за поломок, когда сотрудники не понимают, куда деваются отправленные на принтер документы, а также разнообразные злоупотребления (но это особая история). Вы храните запасы расходных материалов в офисе? А ведь квадратные метры, занимаемые пачками бумаги и коробками картриджей, тоже стоят денег...
Стоимость решения и его развёртывания индивидуальны для каждого проекта. Они зависят не только от количества принтеров и сотрудников, но и от модельного состава парка техники, количества принт-серверов и очередей печати. Поэтому для выбора и расчёта стоимости решения необходимо знать о том, как организована инфраструктура печати заказчика.
В отдельных случаях можно обойтись без обязательной аутентификации, например, если принтер используется ограниченным кругом сотрудников и нет нужды защищать его от посторонних (хороший пример – бухгалтерия, находящаяся в отдельном кабинете и использующая один принтер на всех). Таким образом можно несколько снизить стоимость решения за счёт меньшего количества необходимых аппаратных средств.
Чтобы узнать фактические расходы и подсчитать возможную экономию в реальных деньгах, мы рекомендуем провести аудит печати в вашей организации (поскольку «Никотех» не продаёт печатающее оборудование и расходные материалы, не оказывает сервисных услуг, мы можем гарантировать непредвзятый подход и объективный результат). После этого можно будет оперировать не среднестатистическими величинами, приведёнными выше, а точными суммами.
Если вам стало любопытно, свяжитесь с нами, как и когда вам будет удобно. Мы или наши партнёры проведём аудит и подберём для вашего офиса оптимальное решение для экономичной и безопасной печати.