Как избежать потерь и ускорить работу: электронный документооборот для бизнеса

Цифровизация меняет подходы к управлению бизнес-процессами и документооборот — одно из ключевых направлений трансформации. Ежедневно множество компаний теряют время и деньги из-за длительных бумажных процессов. Особенно это важно для среднего и крупного бизнеса, где ежедневно обрабатываются сотни документов — от договоров до кадровых заявлений.

Оснонвные проблемы, с которыми сталкиваются компании:

• Долгое согласование: документы застревают на разных этапах, процесс затягивается на недели/месяцы.
• Высокие затраты: бумага, принтеры, курьеры — всё это требует значительных расходов.
• Непрозрачность процессов: сложно отследить, на каком этапе находится документ.
• Риски: потеря важных бумаг может привести к судебным разбирательствам или упущенным возможностям.

К сожалению, задержки в документообороте могут привести к очень серьезным последствиям. В 2010 году одна из крупнейших логистических компаний мира столкнулась с проблемой: из-за задержки подписания контрактов с подрядчиками запуск нового распределительного центра был отложен на два месяца. Причина: бумажные документы долго пересылались между офисами в разных странах, требуя физических подписей. Это привело к срыву сроков поставок и убыткам в миллионы долларов. Если бы тогда использовалась система электронного документооборота (ЭДО), то документы были бы подписаны мгновенно, и проект запустился бы в срок. 

Сегодня, когда более 40% сотрудников в России работают удаленно хотя бы частично, а бизнес сталкивается с растущими объемами документации, переход на ЭДО становится необходимостью.

Как LDM.Документооборот + LDM.КЭДО экономит ваше время и деньги?

Управление документооборотом

LDM.Документооборот + LDM.KЭДО — две системы в одном интерфейсе для автоматизации документооборота, включающие управление договорами, кадровыми процессами и внутренними приказами.

LDM.Документооборот + LDM.KЭДО автоматизирует создание, подписание и хранение договоров, счетов, коммерческих предложений и других важных документов. Внедрение систем снижает административные издержки и ускоряет согласование документов в 2-3 раза.

Основные возможности:

• Электронное подписание договоров с контрагентами.
• Автоматическое согласование документов с уведомлениями.
• Интеграция с 1С:ЗУП, SAP и другими ERP-системами.
• Централизованное хранение документов с разграничением доступа.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

КЭДО позволяет автоматизировать кадровые процессы, сокращая бумажную работу и ускоряя взаимодействие с сотрудниками. Система поддерживает:

• Оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений.
• Ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА).
• Электронные заявления на отпуск, командировки, больничные и другие HR-процессы.

Внедрение ЭДО сокращает затраты на бумагу и курьерские услуги на 50%. Автоматизация процессов снижает административные издержки и ускоряет согласование документов в 2-3 раза.

LDM.Документооборот + LDM.KЭДО — система для автоматизации документооборота, включающая управление договорами, кадровыми процессами и внутренними приказами. Она объединяет общий ЭДО и кадровый ЭДО (КЭДО), адаптирована под российский рынок, поддерживает все виды электронных подписей (простую, усиленную неквалифицированную и квалифицированную) и легко интегрируется с корпоративными ИТ-системами.

Основные возможности:

• Создание, подписание и хранение договоров, кадровых документов и внутренних приказов.
• Гибкие маршруты согласования с автоматическими уведомлениями.
• Интеграция с 1С:ЗУП, SAP и другими ERP-системами.
• Централизованное хранение документов с разграничением доступа.
• Автоматическое ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА).

Реальные примеры

Кадровый документооборот: найм удаленных сотрудников.

Было: Трудовые договоры пересылали почтой, процесс занимал 10-14 дней.

Стало: Подписание через LDM.Документооборот + LDM.KЭДО — 1 день.

Бизнес-документы: срок подписания договора.

Было: Подписание договора между отделами компании занимало 7-10 дней из-за необходимости физической подписи и пересылки оригиналов. Процесс требовал нескольких согласований по электронной почте и курьерской доставки.

Стало: Документ подписывается электронно через LDM.Документооборот + LDM.KЭДО в течение 1 рабочего дня. Система автоматически отправляет уведомления ответственным лицам, а процесс согласования проходит по заданному маршруту без необходимости ручного напоминания.

Кадровый документооборот: ознакомление с приказами.

Было: Сотрудникам требовалось несколько дней на ознакомление с приказами, так как документы приходилось пересылать в офисы.

Стало: Автоматическая рассылка и подтверждение ознакомления через LDM.Документооборот + LDM.KЭДО — 1 день.

Оптимизация процессов и ускорение согласования

LDM.Документооборот + LDM.KЭДО сокращает время на рутинные операции. Например, договор с поставщиком проходит через юриста, финансиста и директора по заданной цепочке с уведомлениями. Руководитель в одном городе утверждает документ для команды в другом за минуты, а не дни.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если сотрудники не умеют работать с электронной подписью?

Система поддерживает простые и квалифицированные подписи. Обучение занимает 1-2 часа.

Насколько сложно подключить систему к 1С?

Интеграция через API занимает 2-3 недели, можно использовать готовые модули.

Как убедить руководство перейти на ЭДО?

Покажите расчеты: бумажный документооборот на 500 сотрудников стоит сотни тысяч рублей в год.

Если вы по-прежнему подписываете документы вручную, вы теряете не только время, но и деньги. ЭДО — не будущее, а реальность. Вопрос не в том, подключать ли систему, а в том, насколько быстро это сделать, чтобы не отстать от конкурентов. Готовы ускорить работу вашей компании?

Узнайте, как внедрить LDM.Документооборот + LDM.КЭДО уже сегодня.

Алексей Дьячков, консультант практики внедрения корпоративных систем