Контроль доступа и безопасная печать, снижение затрат

Если контроль таких каналов утечки, как мобильные носители, Интернет, электронная почта и т.д. обычно обеспечивается на должном уровне, то контроль печати и копирования во многих компаниях до сих пор вызывают головную боль как у администраторов, так и у службы безопасности.

Возникает дилемма: печатать большой объём информации на персональных принтерах дорого, а если не использовать системы и программы для безопасной печати, то отсутствие контроля над сетевыми печатающими устройствами может привести к утечке либо по злому умыслу, либо случайно.

Весьма часто возникает ситуация, когда, отправив документ на сетевой принтер, расположенный в общедоступном месте, через некоторое время вы не можете найти его в выходном лотке устройства. В то же время пользователи иногда сами забывают о своих распечатанных документах. И в конце рабочего дня уборщица собирает скопившиеся бумаги, которые могут содержать и конфиденциальную информацию. Также без должного внимания остаётся вопрос контроля копирования.

В таких случаях отличным решением является безопасная печать с авторизацией, которая позволяет разграничить доступ сотрудников к устройствам, распечатываемым документам, избавиться от печати невостребованных документов, избежать утечки информации и элементарной путаницы: печать не начинается, пока пользователь не подойдёт к печатающему устройству и аутентифицируется.

Системы контроля печати призваны обеспечить безопасность процессов печати и копирования на устройствах, в том числе, расположенных в общедоступных местах.

Как работают решения для безопасной печати

Архитектура решения для безопасной печати с авторизацией

Наглядная видеоиллюстрация проблем с безопасностью и экономичностью печати и способа их решения глазами пользователя:

Политики печати и квоты

Политики печати – автоматически выполняемые правила, не позволяющие любому пользователю печатать что, когда и на чём угодно. Благодаря им объёмистые многостраничные задания отправятся на производительные принтеры, а, например, электронные письма принудительно будут напечатаны в двустороннем, монохромном и экономичном режиме.

Такая мера также экономит деньги вашей компании, так как, по статистике, примерно 1/3 всех печатаемых документов не требует высокого качества и допускает печать на обеих сторонах листа.

Также можно устанавливать квоты, при достижении которых пользователи будут предупреждены о превышении разрешённого объёма печати либо будут вынуждены объясняться с руководством, чтобы вновь получить возможность печатать.

Предотвращение утечек данных (DLP)

DLP позволяет осуществлять мониторинг печати, обнаруживать нарушения безопасности и пресекать появление уязвимостей. В частности, при обнаружении в печатаемом документе определённых словосочетаний система выполнит заранее заданные действия: например, заблокирует печать и уведомит ответственного сотрудника.

Архив печатных заданий

Благодаря тому, что все задания на печать можно сохранять на сервере, становится совершенно невозможно тайно напечатать что-либо. В архив попадает как само задание на печать, так и его метаданные: объём, дата и время печати, владелец, имя файла, количество страниц и копий и т.п.

Возврат инвестиций в безопасную печать

Затраты на управление печатью окупятся, и далее система будет регулярно возвращать в бюджет средства, которые до сих пор «вылетали в трубу».

Программы и решения

FollowMe Printing
Комплексное и очень гибкое программно-аппаратное решение для снижения расходов на печать и контроль доступа к функциям принтеров, МФУ и копировальным аппаратам всех известных на рынке производителей.

Equitrac
Equitrac обеспечивает удобство для пользователей, в то же время уравновешивая финансовые и экологические аспекты печати и побуждая к разумному подходу к печати. Устраняется зависимость от конфигурации серверов печати, принтерных драйверов и сложностей с разношёрстным парком печатающей техники, которые в переменчивой деловой среде могут превратить управление печатью в сплошную головную боль.

PaperCut
PaperCut – мощное и конкурентоспособное решение для безопасной и экономичной печати. К его достоинствам относятся быстрота развёртывания и настройки, поддержка кард-ридеров различных производителей, совместимость с различными ОС и БД, прозрачная и гибкая система лицензирования.

HP Access Control
Решение НР по управлению доступом к печати упрощает мониторинг и контроль затрат на обработку изображений и печать, сбор и отслеживание данных по устройствам и пользователям, измененяет привычки пользователей в целях снижения затрат путем исключения печати невостребованных документов.

SafeCom
SafeCom является универсальным решением для контроля за использованием принтеров и МФУ и является основой для создания платных услуг печати и копирования.

SecureJet
SecureJet обеспечивает максимальную безопасность печати и нацелен на решение задач печати конфиденциальной информации.

docID
docID - это автоматизированная система печати корпоративной служебной информации на каждом документе независимо от операционных систем, приложений и используемых принтеров.

Программы/Решения